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Organizar y supervisar una reunión de primer nivel o con gran cantidad de público

Problema

  • La reunión tendrá una gran visibilidad dentro de la empresa.
  • Es imprescindible que el evento funcione a la perfección, sobre todo porque algunos de los ponentes son altos ejecutivos de la empresa.
  • Como nuestro equipo debe centrarse en desarrollar el mensaje y los contenidos del evento, preferimos no encargarnos de su organización.
  • Habrá participantes de otros países, que pueden necesitar asistencia en su idioma.
  • Nos preocupa que los participantes no se concentren en el contenido de la reunión.
  • Nuestro departamento técnico tiene dudas sobre posibles problemas con el ancho de banda de la red.

Solución

  • Un servicio personalizado de calidad para facilitar las comunicaciones mediante eventos virtuales empresariales de primer nivel. Cada día se celebran 100 eventos de este tipo en el mundo.
  •  El tipo y la magnitud del evento vienen determinados por los objetivos de la empresa y por los requisitos necesarios para convertirlo en un éxito.
  • Ya sea para una audioconferencia, seminario en línea o videoconferencia, el director de proyectos de Arkadin designado analizará detalladamente la logística y los servicios del evento (es decir, se encargará de: seleccionar la plataforma más adecuada de uno de nuestros socios tecnológicos; proveer los técnicos de video, ingenieros de audio y operadores telefónicos necesarios; y todos los aspectos relacionados con la imagen de marca).
  • Si se trata de un evento complejo, se puede organizar un ensayo para probar todos los aspectos técnicos, o realizar una prueba de la tecnología para darla a conocer al cliente y a los ponentes. El equipo de Arkadin se encargará de gestionar el evento y asegurarse de que los contenidos se transmitan en el momento adecuado.  
  • Se puede fomentar la participación de los asistentes mediante cuestionarios y encuestas. En función del tipo de evento, también se puede pedir a los participantes que expongan sus ideas o realicen comentarios. Arkadin también puede proporcionar un servicio de audio o chat en línea de preguntas y respuestas, y encargarse de supervisarlo para garantizar su buen funcionamiento.
  • Acceso internacional en línea o a través de números locales, con servicio de asistencia local para los participantes en el evento.
  • Implementación de tecnologías de mejora del ancho de banda (peer-to-peer, unicasting, multicasting, etc.).

Ventajas

  • Arkadin se encarga de la logística del evento para que su equipo pueda centrarse en los contenidos.
  • Con Arkadin tendrá la garantía de organizar una reunión profesional, a la que podrán acceder todos los participantes con facilidad.
  • Podrá evaluar el evento, con informes y análisis posteriores, que incluyan la lista de participantes y, en caso necesario, resultados de encuestas y cuestionarios, así como datos de la participación.
  • Podrá alargar la vida útil del evento contratando el servicio de archivado y otros servicios opcionales a la carta.

Acción

Para saber cómo puede ayudarle Arkadin Event a organizar reuniones de alto nivel, póngase en contacto con nosotros.

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Caso de éxito

En palabras de Wataru Mitsumori, del departamento de TI de Nestlé en Japón: «Queríamos que los ejecutivos extranjeros que visitaban Japón pudieran transmitir su mensaje directamente a nuestros directivos, que se encuentran en distintas oficinas del país. Necesitábamos reducir los costos de forma progresiva sin prescindir de la comunicación en tiempo real». Para sacar el máximo provecho a este proyecto de conferencia a distancia, Mitsumori decidió utilizarlo como una demostración interna de las funcionalidades de los iPad. Antes de que se celebrara el foro, el equipo de Arkadin estudió las características de la sala donde se iba a realizar, comprobó la acústica y probó la calidad del audio y el video para asegurarse de que se cumplieran todos los requisitos del cliente. Para proporcionar a Nestlé Japan el servicio de videoconferencia totalmente integrado que necesitaba, Arkadin utilizó el sistema de audioconferencia ArkadinAnytime y Cisco WebEx, combinación que ofrece una aplicación para iPad con transmisión de presentaciones de calidad profesional.
El servicio de atención al cliente de Arkadin se mostró muy diligente y eficaz. Entendieron nuestras necesidades y nos propusieron una solución adecuada. Antes de empezar, valoraron los servicios que mejor encajaban en nuestro presupuesto. Como los ponentes de la sesión de preguntas y respuestas tenían previsto hablar en inglés, Arkadin nos propuso la mejor forma de estructurar el audio y organizar el servicio de interpretación para que los discursos se retransmitieran en japonés en nuestras oficinas.
Wataru Mitsumori, departamento de TI de Nestlé en Japón